Geschäftsprozessautomatisierung BPA, Erklärt

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Seien Sie nicht so überrascht – Stampli ist eine AP-Automatisierungstechnologieplattform und Sie lesen einen AP-Blog. Wie Sie wissen, erhält die Rechnungsverarbeitung nicht die Anerkennung, die sie verdient, und die Leute bemerken es scheinbar nur, wenn etwas schief geht. Bewerten Sie Ihr Prozessportfolio hinsichtlich seines Automatisierungspotenzials – beispielsweise anhand der Art der Prozesse oder definierter Prozessmerkmale wie Komplexität, Ausführungshäufigkeit, Standardisierungsgrad und Ähnliches. Hier profitieren viele Unternehmen von einer vorhandenen, leicht verständlichen Prozessdokumentation. Je detaillierter diese Dokumentation ist, desto besser können die weiteren Parameter bei der Auswahl der Prozesse berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die beteiligten Systeme, Risiken und Abhängigkeiten bzw.

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  • Von hier aus werden diese Formulare automatisch an den entsprechenden Genehmiger weitergeleitet, der sie auch von überall aus unterzeichnen kann.
  • Auch andere Abteilungen haben damit begonnen, ihre eigenen Prozesse umzugestalten und Erfolge campusweit zu teilen.
  • Hier kommt die Automatisierung von Geschäftsprozessen ins Spiel, damit Teams schneller und genauer vorgehen können.

Viele der Mitarbeiter, die Sie einstellen werden, werden als Millennials eingestuft, und abgesehen von all dem Hype (sowohl positiv als auch negativ) hat uns diese Gruppe von Mitarbeitern eine wertvolle Lektion für den Onboarding-Prozess erteilt. Die erste Regel für jede in einem Unternehmen eingesetzte Technologie lautet, dass die Automatisierung, die auf einen effizienten Betrieb angewendet wird, die Effizienz steigert. Zweitens führt die Automatisierung eines ineffizienten Betriebs zu einer Vergrößerung der Ineffizienz. Viele BPA-Tools verfügen jedoch über ausgefeilte Funktionen und Fähigkeiten, die BPM unterstützen. Beispielsweise kann BPA-Software anpassbare Berichts- oder Prozessmodellierungsfunktionen bieten, die für eine BPM-Strategie erforderlich sind. Erfahren Sie, wie CNH mehr als 15 unterschiedliche HR-Systeme integriert hat, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und 2200 Arbeitsstunden pro Jahr einzusparen.

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Kurz gesagt handelt es sich bei BPA um die Software, mit der eine Vielzahl von Prozessen automatisiert und optimiert werden. Wenn Sie einen Geschäftsprozess automatisieren, besteht das Ziel nicht darin, den menschlichen Faktor herauszuarbeiten, sondern darin, die Menschen in Ihrem Unternehmen noch wertvoller und effektiver zu machen. Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, die menschliche Kreativität, Innovation und Interpretation in den kritischeren Bereichen Ihres Unternehmens zu maximieren. Virtuelle Assistenten können Ihnen dabei helfen, Ihren Posteingang, Telefonanrufe, Kundenanfragen und mehr zu entlasten.

Process Automation: Next Steps On Your Journey Toward Digital Transformation

Wie diese Beispiele zeigen, kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen quantitative Ergebnisse in Bezug auf Zeit und Kosten liefern. Es bietet aber auch eine Reihe weiterer Vorteile, darunter die Bindung von Top-Talenten durch die Vorbeugung von Burnout und die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Ein klassisches Beispiel für einen Prozess, der von BPA profitiert, ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dieser Prozess war traditionell mit viel Papierkram, Telefonanrufen und Folgefragen per E-Mail verbunden. Mit BPA kann eine Organisation viele der ersten Interaktionen eines Mitarbeiters mit einem Unternehmen automatisieren – beispielsweise die Verarbeitung von Ausweisen, die Einrichtung der Gehaltsabrechnung und die Durchführung von Videoschulungen. Das spart sowohl dem neuen Mitarbeiter als auch dem HR-Team Zeit und Ärger und fördert das Mitarbeiterengagement.

Wenn Sie beispielsweise die Kundenbetreuung automatisieren, wäre es ratsam, ein Tutorial bereitzustellen, das den Kunden hilft, den Umgang mit dem System zu erlernen. Self-Service-Portale sind nicht jedermanns Sache, also stellen Sie sie ihnen vor und zeigen Sie ihnen, wie es funktioniert. Manchmal kann die Automatisierung dazu führen, dass einige Mitarbeiter entlassen werden.

Für OSRAM kann der HR-Prozess aus der Ferne durchgeführt werden und ist schneller, einfacher und fehlerfrei. Das Beleuchtungsunternehmen benötigte ein HR-Servicecenter in Mexiko, war sich jedoch nicht sicher, wie es seine unternehmensweiten HR-Anwendungen effektiv einsetzen sollte, da Genehmigungen von Managern an mehreren Standorten erforderlich waren. Frevvos einfache Drag-and-Drop-Tools erleichtern die Automatisierung wichtiger, wiederkehrender Prozesse. Sobald der Mitarbeiter auf „Senden“ klickt, wird das Formular automatisch an seinen Vorgesetzten weitergeleitet, der lediglich das entsprechende Kästchen ankreuzt und seine digitale Signatur hinzufügt.

Auf diese Weise kann es zur Verbesserung der Effizienz beitragen, indem es Aufgaben automatisiert, die sonst die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern aus Fleisch und Blut in Anspruch nehmen würden. Stattdessen besteht der erste Teil der Automatisierung von Geschäftsprozessen darin, Funktionsbereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen bieten. Dazu können Vertriebsteams, Kreditorenbuchhaltung, Kundenservice, Bestandsverwaltung und andere Bereiche des Geschäftsbetriebs gehören.

So können Sie Zeitfresser und Engpässe in allen Ihren Geschäftsprozessen leichter erkennen. Die Geschwindigkeit moderner Unternehmen nimmt ständig zu und Ihr Team muss mithalten. 42 % der Unternehmensleiter stimmen zu, dass Prozessautomatisierung die Geschwindigkeit erhöhen kann, mit der Ihr Team Aufgaben erledigt, und so dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen Schritt hält. Dank automatisierter digitaler Formulare mit SQL-Integration wird die Dateneingabe deutlich reduziert. Dies bedeutet, dass sich Teams auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren können – anstatt immer wieder dieselben Informationen einzugeben. Dies kann so einfach sein wie das Erstellen einer automatisierten E-Mail-Antwort oder Nachverfolgung oder die Automatisierung komplexerer Prozesse wie mehrstufiger Genehmigungsworkflows.

Unter Geschäftsprozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Software zur Minimierung und Steigerung des Digitalisierung KMU menschlichen Aufwands innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses. Da jeder Prozess aus einer Reihe von Aufgaben und Arbeitsabläufen besteht, besteht das Hauptziel von BPA in der Automatisierung möglichst vieler Elemente des Prozesses. Laut einer Studie könnten 30 % der Arbeitsaktivitäten für mehr als die Hälfte der US-amerikanischen Arbeitnehmer automatisiert werden.

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, den Papierkram zu prüfen, können sie sich darauf konzentrieren, den neuen Mitarbeiter dem Team vorzustellen und eine Schulung einzuleiten, damit er sofort durchstarten kann. Durch die Automatisierung der Verwaltung dieser Dokumente wird sichergestellt, dass diese wichtigen Formulare nicht unter den Tisch fallen und Sie später Ärger mit den Behörden bekommen. Dieser Schritt enthält einfache Anweisungen, die Ihren neuen Mitarbeitern helfen sollen, ihre relevanten Daten digital einzugeben. Gleichzeitig stellt dieses Formular sicher, dass Ihr Unternehmen alle steuerlichen Anforderungen erfüllt.

Beispielsweise kann die optische Zeichenerkennung gedruckten Text lesen und die Verarbeitung natürlicher Sprache kann Zahlen aus Rechnungen Feldern in Geschäftssystemen zuordnen. Bildverarbeitungsalgorithmen könnten Aufgaben wie die Schätzung von Versicherungsschäden übernehmen. KI- und maschinelle Lernalgorithmen könnten andere Arten von Entscheidungen automatisieren, die ein Bot möglicherweise treffen muss. Es muss wiederholt werden, dass nicht jeder Prozess ein guter Kandidat für die Automatisierung ist. BPA eignet sich am besten für Aufgaben, die großvolumig, wiederkehrend und zeitkritisch sind und an denen mehrere Personen beteiligt sind. Compliance- und Audit-Anforderungen lassen sich in der Regel in automatisierten Prozessen einfacher verwalten.

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Wenn Ihr Unternehmen jedoch zwei oder mehr Autos benötigt, um zum Mittagessen zu fahren, dann sollte Ihr Unternehmen genau prüfen, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden können. RPA bezieht sich nicht auf physische Roboter, wie man sie vielleicht am Fließband sieht. Vielmehr werden RPA-Tools und Bots in Geschäftssysteme integriert, um verschiedene Aufgaben und Interaktionen zu automatisieren und zu vereinfachen. Es beschreibt Software und Bots, die so programmiert sind, dass sie menschliche Aktionen nachahmen und kopieren, um sich wiederholende Geschäftsaufgaben zu erledigen. RPA-Softwareroboter können durch Systeme navigieren, Daten lesen und eingeben und eine Vielzahl regelbasierter Aufgaben ausführen. Tatsächlich war es neben künstlicher Intelligenz und Bitcoin eines der wichtigsten Schlagworte dieses Jahrzehnts.

Wenn kein Unternehmens-CRM vorhanden ist, kann BPA verwendet werden, um eine Low-Code-CRM-Alternative zu erstellen, oder es kann zum Aufbau und zur Verwaltung von Vertriebspipeline-Phasen verwendet werden. Website-Besucher interagieren mit einem Pop-up-Bot, der häufig gestellte Fragen beantworten oder Besucher auf bestimmte Seiten Ihrer Website weiterleiten kann. Tawk ist eine kostenlose Option, die Sie sofort auf Ihrer Website nutzen können, und Sie können über die Website sogar Agenten einstellen, die Ihre Chats außerhalb der Geschäftszeiten überwachen. Viele Unternehmen setzen auf Social-Media-Netzwerke als wichtiges Marketinginstrument. Planungstools für soziale Medien wie Buffer oder Hootsuite planen Ihre Beiträge und veröffentlichen sie entsprechend.

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